Разделы

Плюсы автоматизации управленческого учета в строительстве

Не секрет, что большинство секторов экономики на сегодняшний день переживают существенные изменения в связи с продолжительным влиянием мирового финансового кризиса.

Прибыли компаний сокращаются, а на государственную поддержку могут рассчитывать лишь те предприятия, которые приносят реальные доходы в государственный бюджет. Одной из таких отраслей является строительство. Однако как именно будут распределены государственные деньги среди строительных компаний не всегда понятно, и каким предприятиям государство окажет наибольшую помощь зачастую остаётся невыясненным моментом.

Строительство многих объектов недвижимости на сегодняшний день приостановлено, и возобновление строительных работ идёт неактивными темпами. Строительные компании, как и все прочие, пытаются минимизировать издержки и сократить затраты весьма традиционными способами, такими как: сокращение персонала, снижение уровня заработных плат сотрудников, отмену авансирования подрядчиков и т.д.

Несмотря на сложные экономические условия, некоторые строительные предприятия продолжают выполнять свои обязательства по договорам с заказчиками, подрядчиками и поставщиками. В условиях мирового финансового кризиса оперативное календарное, ресурсное и финансовое планирование, а также учёт договоров со всеми участниками производственного процесса и непрерывный контроль на всех этапах выполнения работ жизненно важны для строительных компаний. Это объясняется тем, что учёт договоров в строительстве и всей деятельности по ним, а также документооборот в строительстве в целом должны быть максимально точными и своевременными, поскольку даже небольшие неточности в планировании могут поставить под угрозу реализацию целого строительного проекта.

В попытке сэкономить или по незнанию, в строительных компаниях нередко функции ведения управленческого учета перекладываются на бухгалтерию. Между тем, у бухгалтерии имеются собственные, первоочередные задачи: учет фактической деятельности и расчет налогов. Именно под данный функционал и создаются бухгалтерские программы, но они неэффективны при решении задач управленческого учета, так как не отвечают за планирование деятельности предприятия и располагают информацией только о свершившихся фактах.

Если говорить о западных программных разработках, предназначенных для автоматизации управленческого учёта, то они слабо адаптированы под использование российскими компаниями и не могут обеспечить полную автоматизацию деятельности предприятия. Во-первых, цена западных программных решений весьма высока, а во-вторых, полноценное внедрение иностранного ПО на отечественных предприятиях может занимать иногда несколько месяцев, а чаще даже лет. И, как показывает практика, в итоге внедрение западных программ ограничивается лишь участками бухгалтерия, кадры и ничем не заканчивается. В большинстве случаев, после неоднократного количества неудачных попыток полноценного внедрения импортных программ, они попросту не используются, так как трудоёмкость процесса не оправдана и времени на пошаговое и сложное внедрение нет.

Разработка индивидуальных программных решений на заказ тоже не всегда является выходом из ситуации. Очевидные минусы таких разработок заключаются в том, что ТЗ, как правило, бывает не продумано должным образом и от одного или нескольких сотрудников, которые описывают своё видение работы программы, зависит конечный результат. При этом срок разработки занимает достаточно длительный период, в течение которого потребности и принципы ведения бизнеса компании могут кардинально измениться и изначальные требования к разработке программы потеряют свою актуальность. Как правило, при первом же пробном запуске программы выясняется, что заказчик хотел получить другой результат и, соответственно, за новые этапы разработки, которые формируются в соответствии с его требованиями, нужно вносить дополнительную плату.

Однако отечественный рынок информационных технологий не стоит на месте и в настоящее время существуют тиражные программы, которые способны обеспечить выполнение всех необходимых функций и решение важных задач управления проектами. Но и тут строительным компаниям следует проявить бдительность, поскольку нередки случаи, когда под тиражной программой, предназначенной для автоматизации управленческого учёта, разработчики подают дубликаты бухгалтерских программ с броским названием, но весьма ограниченным функционалом.

Зачастую именитые российские IT-компании, позиционирующие себя серьёзными игроками на рынке автоматизации строительного бизнеса, не могут привести примеры законченных внедрений, не начатых и не "брошенных" на половине пути, а именно полноценных, приносящих реальные результаты. Причин такой весьма завуалированной автоматизации, которая напоминает игру в прятки, в которой строительная компания должна найти пользу от ПО, а разработчик найти строительную компанию, немало.

Основной причиной, по которой компании начинают разработку ПО для строительного бизнеса, является желание преуспеть в развитии компании, продемонстрировать всем участникам рынка, что возможности и способности компании высоки. Соответственно, входящие в состав разработчиков ПО сотрудники, создают решения и для строительного бизнеса, и, скажем, для фармацевтического, и для других отраслей. Порицать рвение "стать лучшим среди равных", конечно, не стоит, но только не в этом случае.

Во-первых, строительство весьма сложная и динамичная отрасль, которая только на первый взгляд выглядит неизменной на протяжении многих лет. На самом деле, меняется масса правил, регламентов, документов и проч. Например, недавний переход строительства от лицензирования к саморегулированию непременно наложит отпечаток на отрасль и внесёт в неё свои коррективы.

Во-вторых, изучить бизнес-процессы в строительстве нельзя ни за день, ни за месяц, ни за год. Понять все нюансы строительного бизнеса можно только при глубоком погружении в данную тематику. Одним словом, компания, которая специализируется на разработке ПО для строителей должна понимать этих самых строителей, а не "причёсывать" программу для любого другого бизнеса для строительных компаний.

Что же всё-таки должна реально представлять собой программа для управленческого учёта в строительных компаниях, и как в принципе реально выглядит этот самый учёт?

Программа для управленческого учёта в строительстве в первую очередь должна упорядочить и систематизировать деятельность предприятия: вести учёт договоров с заказчиками, подрядчиками, поставщиками и производить взаиморасчёты с ними, автоматически формировать сетевые план-графики, осуществлять своевременный и непрерывный контроль затрат, контролировать сроки и объёмы выполняемых работ.

Помимо этого программа должна позволить спланировать деятельность компании во всех направлениях: составить ресурсные, календарные и финансовые планы. Так данные ресурсного плана предоставят информацию о том, какие материалы и в каком количестве понадобятся, чтобы выполнить обязательства по договору и какая техника, трудозатраты и другие составляющие для этого потребуются. Календарное планирование покажет зависимость выполнения различных работ, т.е. некоторые виды работ могут выполняться параллельно, а другие только после выполнения предыдущих. Финансовые планы включают расчёт плановой себестоимости и, как следствие, рентабельности по договорам.

Следует заметить также, что функционал, описанный выше, является основой ПО для управленческого учёта, но в с наступлением мирового финансового кризиса и рецессии в строительстве, возможности программ должны априори существенно расшириться, в соответствии с веяниям рынка.

Переход к упорядоченному ведению бизнеса строительных компаний очевиден, но не для всех без исключения предприятий строительной отрасли. Многие управленцы считают автоматизацию процессом затруднительным, несвоевременным в период кризиса. Подобный подход обусловлен рядом причин и нежеланием привыкать к чему-то новому, и неудачным опытом внедрения определённых средств автоматизации, и просто отсутствием единого представления о специализированном ПО.

Например, одним из заблуждений выступает мнение о том, что полностью автоматизировать процессы на строительном предприятии нет необходимости, а достаточно взять лишь отдельные области, такие как оперативное управление денежными средствами, управление складскими запасами и управление ремонтом и оборудованием, не принимая во внимание учёт договоров, планирование и другие важные аспекты ведения бизнеса. В строительстве такой подход недопустим, поскольку все процессы связаны между собой и представляют единую структуру. С большой долей сомнения автоматизировать можно и отдельные участки, но автоматизировать, например, участок учёта материалов в отрыве от учёта договоров, сметного учёта - бессмысленно.

Практически на каждом предприятии пытаются наладить управленческий учёт материалов с помощью бухгалтерской программы. Эффект, как всем известно, близок к нулю, т.к. такой учёт, в отрыве от остальных аспектов деятельности предприятия, мало что добавляет к бухгалтерскому учёту материалов. Правильнее изначально идти от учёта договоров, фиксируя при этом все остальные составляющие, а не наоборот. Именно в таком случае программа по управлению строительством будет работать, как полноценная программа для управленческого учёта и приносить ощутимые результаты в виде экономии средств, выявления незапланированных издержек и сокращении временных показателей.

В противном случае программа послужит просто неким аналогом электронных таблиц, в которые вносят несинхронизированные данные, попросту говоря бардак, который царит в ряде строительных российских компаний. Соответственно, ждать от какой-либо программы реальных результатов, не понимая её основного функционального назначения, не имеет смысла.

Стоит начать с того, что строительным предприятиям нужно более жёстко подойти к системе внутренних нормативов и сопоставлять их со сметными нормативами. В дальнейшем, при работе с программой необходимо на работы и сметы произвести наложение собственных нормативов, и только в этом случае требовать должного эффекта от программы. Необходимость составления собственных, внутренних нормативов обусловлена не всегда актуальной информацией, содержащейся в стандартных сметах.

Если рассмотреть описанный выше алгоритм ведения управленческого учёта на реальном примере, то, скажем, что учёт договоров в программе "АЛТИУС - Управление строительством" можно автоматизировать за два дня, с учётом обучения. Это довольно простой участок для автоматизации. В программу необходимо внести лишь основные реквизиты договоров с заказчиками и подрядчиками, что под силу абсолютно любому пользователю ПК, даже не владеющего компьютером на профессиональном уровне. Все остальные показатели программа рассчитает самостоятельно.

Если говорить о таком важном аспекте как запасы, то если непосредственно к договорам соотносить сметы и графики производства работ, то можно автоматически сравнить фактические показатели с плановыми, т.е. выявить, что и в каком количестве находится на складе и что реально должно было быть израсходовано в процессе строительства. При этом программа полностью возьмёт на себя выполнение данных функций и не потребует кропотливого, ручного сравнения данных с помощью печатных форм отчётов, в которых собрано множество показателей, анализ которых произвести без специализированного ПО крайне сложно. Кроме того, надёжность процедуры ручного сопоставления одних показателей с другими весьма сомнительна. Человеческий фактор, случайная невнимательность, ошибка или просто какой-то отвлекающий момент могут послужить причиной некорректного расчёта.

Мнение о том, что учёт материалов можно вести отдельно от всего остального набора составляющих в строительстве, ошибочно, поскольку при полноценном ведении управленческого учёта проверке должны подлежать расходы, а также внутренние и сметные нормативы. Управление складскими запасами необходимо при составлении учёта договоров и планов снабжения.

Частичная автоматизация строительных компаний не приведёт ни к чему, а послужит лишь дополнительным обременением. Для полноценного управленческого учёта автоматизация должна происходить комплексно. В противном случае, речь идёт лишь об электронном средстве фиксирования информации, но никак не о программе для управления строительством.

Вышеописанный функционал является неотъемлемой составляющей управленческого учёта в строительстве, без которого говорить о полноценной автоматизации строительной компании опрометчиво. Пожалуй, самым весомым плюсом внедрения тиражной программы является то, что увидеть и оценить весь её функционал можно сразу, при выборе, понять, отвечает ли она всем главным требованиям компании и в соответствии с этим определиться с приобретением, а не покупать "кота в мешке". Обучение сотрудников работе в такой программе составляет порядка нескольких часов, внедрение осуществляется в течение считанных дней или недель, а стоимость программы можно сопоставить со средней ежемесячной заработной платой квалифицированного сотрудника.

Необходимость создания программных решений, обеспечивающих автоматизацию управленческого учёта строительных компаний, возникла не на пустом месте.

Строительный сектор является реальным источником пополнения бюджетов городов России и именно поэтому получает поддержку государства. Такие сложности, как "замораживание" строительства и несвоевременная поставка материалов и оборудования, не всегда соответствуют расхожему мнению о недостатке инвестиций в строительство объектов недвижимости.

Зачастую данная проблема связана именно с неверным распределением платежей, как по составу затрат, так и по срокам их оптимального осуществления и с несвоевременным контролем издержек. Возлагать решение данных задач на бухгалтерские подразделения не целесообразно, поскольку должного эффекта достичь таким образом не представляется возможным. В условиях ограниченного бюджета всех отраслей экономики и строительной отрасли в частности, внедрение специализированных программных решений может послужить решением задач, связанных с автоматизацией управленческого учёта строительных компаний, и позволит оперативно реагировать на все происходящие изменения.